اگر ایده ای برای برگزاری کنفرانس دارید، و به نظرتان مناسب است که چنین همایشی برگزار شود، باید توجه نمایید که اولین نکته برای برگزاری همایشهای رسمی، این است که این همایش باید توسط یک مرکز حقوقی برگزار گردد. اغلب کنفرانسها در ایران توسط انجمنها و دانشگاهها برگزار می شوند ولی تعداد از شرکتها نیز هستند که راسا همایش برگزار میکنند.
توجه نمایید که این موضوع با شرکتهای برگزار کننده همایش (conference organizer) اشتباه نشود. برخی از شرکتها وجود دارند که به صورت حرفه ای کنفرانسهای تعریف شده از سوی موسسات را اجرا مینمایند که به آنها conference organizer گفته می شود که در این پایگاه نیز به صورت کامل در این مورد صحبت خواهد شد.

اگر ایده ای برای یک کنفرانس دارید:
۱- ابتدا بررسی نمایید که آیا این کنفرانس تاکنون در ایران برگزار شده است یا نه؟ بدین منظور تقویم کنفرانسهای کشور در پایگاه سیویلیکا جای خوبی برای آغاز جستجوی شما خواهد بود (http://www.civilica.com/Calendar.html)
۲- اگر کنفرانسی در این زمینه برگزار نشده است، اگر وابسته به سازمان یا دانشگاه خاصی هستید، برای پایه ریزی مقدمات برگزاری کنفرانس، درخواست خود را به آن مرکز اعلام نمایید.
۳- پیشنهاد برگزاری شما باید شامل موارد زیر باشد:
– موضوع کنفرانس پیشنهادی
دلیل اهمیت موضوع
سایر کنفرانسهای مشابه برگزار شده و تمایز کنفرانس پیشنهادی شما
نمونه کنفرانسهای برگزار شده یا درحال برگزاری در سطح بین المللی در خارج از کشور
منابع مالی احتمالی برای پشتیبانی برگزاری کنفرانس
بررسی صنعت و حوزه مربوطه از نظر میزان استقبال دست اندرکاران آن حوزه از کنفرانس به عنوان شرکت کننده
پیش بینی تعداد مقالات